10 Điều Quan Trọng Nhà Thuốc Cá Thể Phải Ghi Nhớ Khi Làm Sổ Sách Kế Toán

Đối với các hộ kinh doanh cá thể, đặc biệt trong lĩnh vực nhà thuốc như Vietcare84, việc quản lý sổ sách kế toán và tuân thủ các quy định thuế là yếu tố then chốt để hoạt động kinh doanh phát triển ổn định, minh bạch và bền vững. Dưới đây là 10 lưu ý quan trọng giúp các hộ kinh doanh đảm bảo đúng luật và tránh rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra.

10 Điều Quan Trọng Nhà Thuốc Cá Thể Phải Ghi Nhớ Khi Làm Sổ Sách Kế Toán

1. Ghi Nhận Doanh Thu Đầy Đủ, Chính Xác (Mẫu S1-HKD - Thông tư 88/2021/TT-BTC)

Toàn bộ doanh thu từ bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ phải được ghi chép rõ ràng, đối chiếu với hóa đơn đã phát hành. Đây là cơ sở để kê khai thuế chính xác và minh bạch. Đặc biệt, trong các kỳ quyết toán thuế hoặc khi có chính sách giảm thuế, việc ghi chép doanh thu đầy đủ sẽ giúp hộ kinh doanh hưởng lợi đúng quy định.

2. Theo Dõi Chi Tiết Vật Tư, Nguyên Liệu, Hàng Hóa (Mẫu S2-HKD)

Giá trị đầu vào hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư... cần được ghi nhận đầy đủ, bao gồm cả thuế GTGT nếu không được khấu trừ. Hộ kinh doanh cần lựa chọn một trong hai phương pháp tính giá vốn: bình quân gia quyền hoặc FIFO (nhập trước – xuất trước), và tuân thủ nhất quán. Ghi sai phương pháp có thể dẫn đến chênh lệch số liệu khi kê khai thuế.

3. Ghi Nhận Đầy Đủ Chi Phí Sản Xuất Kinh Doanh (Mẫu S3-HKD)

Các chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh như tiền điện, nước, viễn thông, vận chuyển... cần ghi chép tách biệt với chi phí hàng hóa đầu vào. Việc này không chỉ giúp minh bạch trong quản lý mà còn đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế.

4. Theo Dõi Nghĩa Vụ Thuế Với Ngân Sách Nhà Nước (Mẫu S4-HKD)

Sổ này ghi chép rõ các khoản thuế GTGT, TNCN phải nộp, đã nộp theo từng quý. Trước khi kê khai, kế toán cần đối chiếu số liệu trên phần mềm thuế với sổ sách để đảm bảo không bị sai sót, tránh bị xử phạt khi nộp thiếu hoặc nộp sai hạn.

5. Ghi Nhận Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương (Mẫu S5-HKD)

Nếu hộ kinh doanh có thuê lao động, cần ghi rõ tiền lương thực trả và các khoản trích nộp (BHXH, BHYT nếu có). Việc lập bảng lương hàng tháng giúp chứng minh chi phí tiền lương hợp lệ, đồng thời hỗ trợ tính đúng thuế khi quyết toán.

6. Theo Dõi Quỹ Tiền Mặt Minh Bạch (Mẫu S6-HKD)

Dòng tiền mặt thu – chi phải được ghi nhận đầy đủ. Nếu tiền quỹ chênh lệch lớn, kế toán phải có cách xử lý rõ ràng. Tuyệt đối không để âm quỹ hoặc tồn quỹ bất hợp lý. Việc này không chỉ giúp quản lý tài chính hiệu quả mà còn tránh rủi ro bị nghi ngờ gian lận.

7. Sổ Tài Khoản Ngân Hàng Cần Rõ Ràng (Mẫu S7-HKD)

Nếu hộ kinh doanh sử dụng tài khoản cá nhân, nên có tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh. Những khoản chi trả qua ngân hàng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán hợp lệ (phiếu chi, biên nhận, chữ ký đầy đủ). Đây là bằng chứng hợp pháp cho các chi phí lớn.

8. Tách Bạch Rõ Chi Phí Cá Nhân Và Chi Phí Kinh Doanh

Một lỗi thường gặp là sử dụng tiền kinh doanh để chi tiêu cá nhân như ăn uống, du lịch, quà tặng… Những khoản này nếu đưa vào chi phí sẽ bị loại khi kiểm tra thuế. Hãy chỉ ghi nhận các khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh.

9. Ghi Doanh Thu Đúng Thời Điểm

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi hàng hóa đã giao hoặc dịch vụ hoàn tất, không ghi trước thời điểm thực hiện. Việc ghi nhận sai kỳ dễ tạo ra sai lệch giữa doanh thu – hóa đơn – thuế, khiến hộ kinh doanh gặp rắc rối khi giải trình với cơ quan chức năng.

10. Kế Toán Không Chỉ Là Nghĩa Vụ Thuế – Mà Là Công Cụ Quản Trị

Kế toán không chỉ để “làm cho đúng luật” mà còn giúp hộ kinh doanh hiểu được dòng tiền, lời lỗ, quản lý chi phí hiệu quả. Một hệ thống sổ sách minh bạch sẽ là nền tảng vững chắc giúp nhà thuốc như Vietcare84 phát triển chuyên nghiệp và sẵn sàng chuyển đổi lên doanh nghiệp trong tương lai.

Tham khảo: Internet